Job Posting

Sous la supervision de la directrice marketing et communications de l’Orchestre Métropolitain, le coordonnateur de la billetterie et service aux abonnés aura pour mandat de gérer l’ensemble des activités de la billetterie, incluant la programmation, la maintenance et la résolution, principalement pour les abonnés et les ventes de groupe. Le titulaire du poste sera également responsable du service à la clientèle, aux abonnés et aux donateurs de l’Orchestre Métropolitain. La personne devra être capable de travailler sous pression et avoir l’aptitude de répondre rapidement aux demandes de dernière minute. Une expérience en billetterie est requise.

Principales activités/responsabilités

BILLETTERIE : gestion, programmation, maintenance, résolution de problèmes 40 %

• Coordonner l’ensemble des activités du secteur de la billetterie tant à l’interne, dans les arrondissements, qu’à la Place des Arts ;
• Effectuer le rapport quotidien des ventes de la Place des Arts et les rapports des abonnés hebdomadaires ;
• Vérifier les rapports de caisse des préposés aux ventes et faire corriger les erreurs (Place des Arts) ;
• Concilier et soumettre les dépôts à la comptabilité ;
• Entretenir une relation privilégiée avec l’équipe de la Place des Arts avant les concerts et annuellement pour la mise en vente des billets unitaires auprès des agents de vente ;
• Mettre à jour mensuellement le rapport de billetterie, le sommaire des abonnés, les revenus par type de forfait, le rapport de billetterie en tournée, les quatre rapports sondage des abonnés, le plan de salle ;
• Préparer le rapport des billets no show, des billets unitaires de la Place des Arts (sommaire), le rapport de vente global et tout autre rapport pertinent après chaque concert / fermer le concert et le soumettre à la Place des Arts ;
• Purger et fusionner la liste de courriels pour les envois massifs mensuels ;
• S’assurer du bon fonctionnement du système informatique et du logiciel Boxxo, régler les bogues, effectuer les mises à jour, faire le suivi des demandes de développement ;
• Développer le logiciel Boxxo afin d’offrir un éventail de communications plus étendu.

BILLETTERIE : campagne d’abonnement et vente de groupes 30 %

• Assurer tout le processus d’abonnement de la prise de commande à la distribution des sièges, l’impression et l’envoi des billets (vente de groupes ou abonnements) ;
• Solliciter les abonnés pour des dons lors de l’abonnement et au cours de l’année ;
• Planifier l’ensemble de l’information requise et un calendrier de travail pour l’envoi des avis de renouvellement aux abonnés après le lancement de la nouvelle saison ;
• Recueillir et vérifier auprès des abonnés l’information requise pour l’assignation des sièges selon les disponibilités et les préférences des abonnés ;
• Organiser et superviser l’envoi massif des abonnements par la poste ;
• Procéder à la saisie de l’information reliée aux abonnements sur Boxxo ;
• Détecter les opportunités et proposer des actions afin d’accroître le nombre d’abonnements et le nombre de billets vendus sur une base unitaire ;
• S’informer de ce qui se passe dans les billetteries des autres orchestres symphoniques et compagnies de théâtre ;
• Assurer la formation initiale de l’employé temporaire pour la campagne de renouvellement annuelle ;
• Former les caissiers téléphonistes de la Place des Arts une fois l’an, avant la mise en vente au grand public ;
• Soumettre les tarifs d’abonnement de la nouvelle saison ;
• Calculer les prix unitaires par concert pour les rentrer sur Boxxo pour chaque saison.

SERVICE À LA CLIENTÈLE 20 %

• Préparer les billets de courtoisie et coordonner la distribution de ces billets à la table des invités avant chacun des concerts réguliers et solutionner les problèmes encourus ;
• Répondre aux demandes d’information sur la programmation annuelle, la programmation estivale et sur les événements spéciaux ;
• Transférer les appels entrants du poste 0 aux membres de la permanence et répondre à toute autre demande ;
• Mettre à jour les messages d’accueil bilingues de l’Orchestre Métropolitain pour les concerts, ainsi que le répertoire téléphonique des employés ;
• Recevoir et traiter les plaintes et demandes spéciales et en informer la direction ;
• Mettre à jour la liste des abonnés et amis de l’Orchestre ;
• Assurer la programmation informatique de la saison ;
• Participer à la préparation du matériel pour la campagne d’abonnement ;
• Compléter les procédures légales et opérationnelles reliées aux concours de l’Orchestre Métropolitain.

AUTRES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS 10 %

• Assister aux rencontres d’équipe et aux rencontres avec les supérieurs ;
• S’assurer du partage de l’information avec l’équipe et de bons rapports avec le marketing ;
• Gérer les équipes de bénévoles lors d’activités ponctuelles et résoudre les problèmes qui pourraient survenir. Exemples : préparation d’envoi de masse, campagne de renouvellement au lancement de saison et accueil aux tables Médias/Invités VIP les soirs de concert ;
• Effectuer toute autre tâche liée à la bonne marche des opérations de l’entreprise ;
• Offrir une communication mensuelle auprès des musiciens à la suite des commentaires reçus des abonnés. Effectuer leur mise en vente spéciale deux semaines avant chaque concert ;
• Préparer les rapports d’activités et les statistiques pour chaque saison — subventions.

Exigences

QUALIFICATIONS

Connaissances requises :

• Maîtrise des langues française et anglaise ;
• Capacité à effectuer des transactions monétaires ;
• Expérience pertinente en billetterie ou autre expérience avec le service à la clientèle ;
• Aptitude à travailler sur système informatique et en particulier avec les logiciels de la suite Microsoft Office et Boxxo ;
• Capacité à s’exprimer clairement et avec aisance ;
• Élocution particulièrement remarquable avec un sourire dans la voix.

HABILETÉS ET APTITUDES

• Habileté à gérer, à mobiliser et à motiver une équipe de travail et/ou une équipe de bénévoles (leadership) ;
• Capacité à travailler sous pression et à gérer les priorités ;
• Autonomie et capacité d’adaptation à des situations imprévues ;
• Démontre de la rigueur et de la minutie dans son travail ;
• Aptitude à organiser et planifier le travail ;
• Sens de la diplomatie et facilité à résoudre les plaintes de la clientèle ;
• Excellente habileté à communiquer et à développer des liens durables avec la clientèle ;
• Habileté démontrée à résoudre des problèmes de façon créative et positive en ayant le souci continu d’assurer la satisfaction du client et des abonnés ;
• Capacité à faire preuve de patience et de courtoisie en tout temps ;
• Sensibilité au domaine culturel et plus particulièrement aux arts de la scène.

Merci d’envoyer votre candidature à cvinette@orchestremetropolitain.com

*Veuillez noter que la forme masculine utilisée dans cette offre désigne aussi bien les femmes que les hommes. Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.