Offre d'emploi

La Nouvelle Scène Gilles Desjardins

DIRECTION ADMINISTRATIVE

Mission :

La Nouvelle Scène Gilles Desjardins est le Centre de théâtre francophone d’Ottawa situé au 333 King Edward. Ce centre de production et de diffusion des arts de la scène y présente une programmation théâtrale variée de ses quatre compagnies résidentes d’Ottawa (Théâtre du Trillium, Théâtre de la Vieille 17, Vox Théâtre, Théâtre la Catapulte), une série musicale d’une dizaine de spectacles, un bon nombre de spectacles des arts de la scène dont en théâtre en musique, en danse, performance et autres provenant de la région, du pays et de l’international et des événements spéciaux. La Nouvelle Scène Gilles Desjardins offre deux studios pouvant accueillir respectivement 173 et 60 spectateurs, un troisième studio de répétition, un bistro/bar pouvant accueillir plus de 200 personnes pour des événements spéciaux ainsi qu’une cour intérieure.

Nature de la fonction
Sous la supervision de la direction générale, la direction administrative coordonne la mise en œuvre de l’ensemble des moyens qui assurent le bon fonctionnement et le développement de l’organisation du point de vue financier.

Tâches et responsabilités principales

1. Responsabilités stratégiques :

• Adhérer à la mission, à la vision et aux valeurs de LNSGD;                  
• Rapporter précisément et à temps la position financière et générale de la LNSGD ;
• S’assurer de l'exactitude des écritures et de la conformité des méthodes comptables établies;
• Assurer la bonne marche des opérations du cycle comptable ;
• Contribuer à l’atteinte des objectifs annuels (suivis, indicateurs de rendement, etc.).

2. Gestion financière :

• Assurer la comptabilité générale de l’organisme en lien avec les politiques, les procédures et les outils comptables en place (Simple comptable) ;
• Se tenir informé des nouvelles normes comptables en vigueur et faire les changements nécessaires aux procédures comptables ;
• Mettre en place les contrôles administratifs et financiers nécessaires à la bonne marche des opérations et au maintien de la santé financière de l’organisation ;
• Administrer les fonds de l’organisme à la lumière du budget approuvé et contrôler les mouvements de trésorerie mensuels de l’organisme ;
• Assurer la préparation à la vérification comptable annuelle et assister les vérificateurs dans leur travail ;
• Préparer les mouvements d’encaisse selon les exigences de nos bailleurs de fonds ;
• Préparer la paie des employés à toutes les deux semaines ;
• Effectuer les conciliations bancaires mensuelles, et gérer les flux de trésorerie ;
• Préparer les états financiers sur une base mensuelle (bilan et état des résultats) ;
• Émettre les chèques selon les échéanciers des fournisseurs ;
• Coordonner la perception des frais de billetterie et des frais d’adhésion annuels de l’organisme et produire des rapports comptables exhaustifs ;
• Préparer et faire les dépôts ponctuellement ;
• Assurer la bonne tenue des dossiers des employés ;
• Produire les relevés d’emploi, les formulaires T4, T4A et T3010 ;
• Gérer le programme d’assurances collectives de l’organisme et administrer la politique de rémunération et d’avantages sociaux ;
• Veiller à la signature des chèques en lien avec la procédure établie par l’organisme ; Faire la gestion des dons grâce au logiciel Prodon, et s’assurer de l’intégration des données à la comptabilité générale ;
• Vérifier toutes les remises aux compagnies résidentes et aux locataires externes et effectuer la facturation ponctuellement le cas échéant ;
• Gérer l’utilisation des équipements et espaces avec les résidents et les locataires externes (bureaux, administratif, salles de spectacles, bistro, etc.) et effectuer la facturation ponctuellement le cas échéant ;
• Gérer les rapports de ventes de billetterie et d’abonnements - Carté Liberté – en collaboration avec le préposé à la billetterie ;
• Émettre des rapports périodiques pour évaluer les résultats par projets selon la programmation.

3. Responsabilités administratives :

• Appuyer la direction générale dans l’élaboration du budget annuel et faire les mises à jour ponctuelles dans celui-ci ;
• Appuyer la direction générale avec les demandes de subvention en rédigeant les parties administratives et financières des demandes et des rapports de financement ;
• Élaborer les budgets et rapports financiers nécessaires des demandes et rapports de financement et assurer les suivis administratifs pertinents à celles-ci ;
• Voir au renouvellement des documents légaux de la Corporation et des négociations bancaires ;
• Effectuer une mise à jour régulière de l’inventaire du matériel auprès de la compagnie d’assurance ;
• Négocier avec les sous-traitants et les fournisseurs sur toute question relative à l’achat et l’entretien d’équipement ;
• Rédiger et /ou réviser les ententes contractuelles et les contrats ;
• S’assurer que l’archivage soit adéquat pour l’ensemble des dossiers et projets de LNSGD afin de garantir la saine gestion et la mémoire corporative de l’organisme ;
• Initier les nouveaux employés au fonctionnement interne et aux procédures administratives de l’organisme (politique de gestion des ressources humaines, fonctionnement du bureau, utilisation adéquate et maximales des outils informatiques) ;
• Assurer le caractère fonctionnel des espaces de travail du bureau.

Connaissances et compétences recherchées

1. Connaissances

• Détenir une formation et avoir de l’expérience en comptabilité et en administration ;
• Posséder un bon français parlé et écrit et une bonne connaissance de l’anglais;
• Connaissance des principes de leadership et de gestion propres à un organisme bénévole et communautaire et à but non lucratif
• Connaissance du milieu culturel et théâtrale (un atout)
• Connaissance de la gestion des ressources humaines (un atout)
• Connaissance du milieu franco-ontarien et de l’économie sociale  (un atout)

2. Compétences

• Compétence en gestion financière et en gestion de projet
• Compétences en informatique (maitriser Excel, Word et Simple comptable, Prodon)

3. Qualités personnelles

• Travail en équipe et gestion participative ;
•  Savoir bien travailler en collaboration avec autrui en vue d'établir des objectifs, de résoudre des problèmes et de prendre des décisions qui permettront à l'organisme de réaliser des gains d'efficacité ;
• Faire preuve de professionnalisme avec les membres, les partenaires de projets et autres partenaires financiers, les médias et les bénévoles ;
• Forte capacité d’analyse ;
• Être une personne dynamique avec un sens de l’initiative ;
• Être orienté sur les solutions et les résultats ;
• Fait preuve de rigueur et d’un souci du détail ;
• Fait preuve de souplesse, jugement et leadership.

Expérience

• Expérience professionnelle pertinente (5 ans);
• Baccalauréat en administration (option finances), comptabilité ou l’équivalent ;
• Titre comptable (un atout).

Conditions de travail

• Lieu de travail : Ottawa;
• Poste à temps plein;
• Date d’entrée en fonction débutant le plus rapidement possible;
• Le poste exige parfois une disponibilité hors des heures normales de bureau, à certains moments de l’année ;
• Salaire et avantages sociaux : selon les politiques de l’organisation ;
• Échelle salariale en vigueur : 50,000$ - 65,000$

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae, accompagné d’une lettre décrivant votre intérêt et vos compétences, d’ici le 11 mai, 16 HAE,  par courriel en spécifiant dans l’objet – demande au poste de direction administrative de LNSGD à : embauche@nouvellescene.com