SOMMAIRE
Sous la responsabilité de la direction générale le/la candidat(e) agira en tant qu’adjoint(e) administratif(ve) qui a pour mission d’assister l’équipe de l’Opéra de Québec dans diverses tâches quotidiennes permettant un bon déroulement des opérations.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Soutenir la direction générale et la direction artistique dans leurs tâches quotidiennes (rédaction de projets de réponses, assurer plusieurs suivis, etc.);
- Assurer un suivi rigoureux des dossiers liés à la gestion interne (suivis concernant des politiques, tableaux de bord, chiffriers Excel, etc.);
- Rédiger des communiqués internes ou des procédures administratives;
- Organiser diverses réunions, rédiger les ordres du jour, coordonner tous les documents s’y rapportant et rédiger les procès-verbaux;
- Remplir des formulaires et contrats (contrats de l’Union des Artistes, documents de paiement et d’identification, etc.);
- Participer à la négociation d’ententes auprès de certains fournisseurs, approuver les factures et assurer le respect de celles-ci;
- Communiquer les déficiences ou problématiques à certains intervenants externes, et assurer un suivi des demandes réalisées.
Support à l’équipe :
- Répondre aux courriels des clients pour des demandes diverses reliées à la facturation, aux différentes directives d’envois de documents, à l’application de paiements, etc.;
- Collaborer avec l’équipe dans la rédaction et la correction de documents;
- Appuyer les professionnels à l’interne pour les demandes administratives;
- Effectuer toute autre tâche connexe liée au soutien administratif.
EXIGENCES
- Diplôme ou attestation d’études collégiales (DEC ou AEC) en techniques administratives ou de bureautique, ou expérience équivalente;
- Deux (2) ans d’expérience dans un rôle d’adjoint(e), un atout;
- Maîtrise du français et de l’anglais;
- Maîtrise des outils de gestion informatisée (Outlook, Excel, Word, PowerPoint);
- Habileté d’apprentissage de nouveaux logiciels.
Toute combinaison de formation et d’expérience professionnelle et toute autre expérience jugée pertinente sera considérée.
APTITUDES ET HABILETÉS
- Sens de l’organisation et habileté à gérer les priorités;
- Polyvalence, proactivité et efficacité;
- Autonomie, débrouillardise et flexibilité;
- Minutie et souci du détail;
- Professionnalisme et discrétion;
- Aptitudes en service à la clientèle.
CE QUE NOUS VOUS OFFRONS
- Régime d’assurance collective;
- Régime de retraite;
- Poste permanent à temps plein.
POUR POSTULER
Vous possédez les compétences requises et les tâches décrites plus haut correspondent à vos talents et champs d’intérêt? Nous vous invitons à nous transmettre, au plus tard le 21 juin 2021, votre curriculum vitae et une lettre de présentation à l’attention de Fabien L’Heureux, directeur de l’administration et des ressources humaines à l’adresse suivante : flheureux@operadequebec.com
Bien que toutes les candidatures seront analysées avec attention, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues. Nous vous remercions de l’intérêt que vous avez manifesté pour notre organisation.
